+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Можно ли перевести делопроизводство в электронном виде

Можно ли перевести делопроизводство в электронном виде

Использование электронных документов ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Использование электронных документов ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях.

К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений.

Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи. Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут? Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ — надежен , хранить его просто и судами он принимается. Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век.

Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего. Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ. Согласно подпункту Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона от В том числе в пункте 1 данной статьи написано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В законодательстве явно говорится лишь об одном виде документов, который не может существовать без бумаги, так как он составляется и имеет юридическую силу только в бумажном виде. Согласно статье 4 Федерального закона от Это не говорит о том, что нет больше документов, для которых обязательно наличие бумажного экземпляра. В данном случае говорится о том, что вексель в обязательном порядке должен быть составлен только на бумаге, в то время как другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.

Существует еще требования некоторых нормативных актов, которые предписывают оформлять ряд документов на специальных бумажных бланках. Это связано как правило с наличием на таких бланках гербов и эмблем и в большей степени относится к федеральным органам исполнительной власти.

В любом случае для большинства внутренних документов коммерческих организаций таких жестких условий не существует. Для закрепления формы электронного документа в коммерческой организации достаточно локального нормативного акта. Однако, государственные органы также не отстают от прогресса. Всё больше документов их компетенции переводятся в электронный вид, с одной лишь оговоркой, что если у органа власти нет технической возможности вести электронный документооборот как внутренний, так и внешний , то в таком случае орган власти продолжает работать с бумагой.

Можно сказать даже наоборот — они двигают прогресс, одним из примеров является Федеральная налоговая служба, переводящая в электронный вид взаимодействие с организациями по отчетности. Межведомственное документальное взаимодействие тоже переводится в электронный вид. Для исполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря г. На данный момент кадровое делопроизводство один из самых сложных процессов для перевода его на полностью безбумажный вариант работы.

Это связано в первую очередь с:. Подробнее об электронном кадровом производстве. Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид.

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:. Также, согласно статье Что же касается типичных для классического делопроизводства документов приказы, служебные записки, исходящие письма и т. Единственный момент, который потребуется решить это возможность Генерального директора работать в системе, а без данной возможности или желания организовать передачу права на подписание документов от его лица другим сотрудником.

В связи с этим можно столкнуться с ситуацией, когда Генеральный директор не желает работать в системе и считает недопустимым передачу его функций относительно подписания документов другому сотруднику, даже в рамках законодательства. Согласно пункту 5 стать 9 Федерального закона от При этом, необходимо помнить, что в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В равной степени, вышесказанное касается и регистра бухгалтерского учета статья Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи.

Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа. При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по требованиям и шире по вариантам. В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС согласно приказу ФНС от Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате xml и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет.

Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры либо только электронные, либо только бумажные. Используется до 30 июня , созданные до 1 июля счет-фактуры принимаются до 31 декабря года. Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету возмещению в порядке, установленном НК РФ.

Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от Хранить необходимо не менее 4 лет с момента внесения последней записи. Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров выполнении работ, оказании услуг организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по.

Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость НДС , в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры. Не зависимо от первоначального оформления на бумаге или в электронном виде в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде.

Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами. Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка.

Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены тарифа и или уточнения количества объема отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав.

Используется до 30 июня , созданные до 1 июля корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.

Счет-фактура и документ об отгрузке товаров выполнении работ , передачи имущественных прав документ об оказании услуг , включающий в себя счет-фактуру.

Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота.

Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров выполненных работ, оказанных услуг , переданных имущественных прав УКД со статусом "2" , то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого в зависимости от положений ГК РФ может и не быть.

При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни. Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.

С 1 января года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи ТКС. Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от За непредставление или несвоевременное представление пояснений предусмотрен штраф в размере рублей.

Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией. Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании.

С 1июля никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным.

Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний.

На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье Электронная товарно-транспортная накладная.

Сегодня и завтра. Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства экспорт, импорт. Служит основанием для пропуска через границу. Ошибки, помарки, подчистки исключены.

Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Мы уже выяснили , какие документы кадрового делопроизводства можно безболезненно перевести в электронный вид.

А как быть с канцелярией? Сразу скажу: ситуация намного радужнее по сравнению с кадрами. Какие электронные документы в делопроизводстве могут и уже давно должны существовать, разбираемся в статье. Заказать консультацию Что нужно для ведения электронного делопроизводства?

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

В результате, как это часто бывает на практике, часть информации по конкретному работнику хранится в электронном виде, часть — в личном деле если оно ведется , часть — в различных делах в соответствии с номенклатурой дел. Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений.

Сложность заключается в том, что законодательством не установлен конкретный перечень документов, вести которые можно в электронном виде, и работодателю приходится самостоятельно принимать решение. Подход должен быть единым и не противоречащим законодательству. Документы, обязательные по законодательству, под которыми Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты требуют простановки подписи или указано, что они должны оформляться именно в письменной форме. Документы, которые названы в трудовом законодательстве, но в отношении которых нет четкого требования о простановке подписи или оформлении именно в письменной форме.

Можно ли перевести делопроизводство в электронном виде

Предварительный просмотр 3 стр-ы. Это только предварительный просмотр. Скачать документ. Загрузить ещё. Поиск в превью документа. Введение 3 1. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Перейти полностью на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве не получится

Мы уже выяснили , какие документы кадрового делопроизводства можно безболезненно перевести в электронный вид. А как быть с канцелярией? Сразу скажу: ситуация намного радужнее по сравнению с кадрами. Какие электронные документы в делопроизводстве могут и уже давно должны существовать, разбираемся в статье.

Использование электронных документов ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях.

Пономарева Использование электронных документов ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве

.

.

Использование электронных документов в кадровом «Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид? кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале года. . Вопрос перевода кадрового делопроизводства в ЭД довольно.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Генриетта

    Тарас, а где стаканчик на ксероксе (Ютубовский ?

  2. Андриян

    Начинать нужно с себя, а не ебать простых людей и так заёбаных реформами сраными.

  3. reshecenho

    Добрый день Тарас! Вопрос: Как восстановить свои права на владение квартирой, если нет никаких документов, а ордер был утерян ? Заранее благодарен за ответ. Как всегда рубрике лайк!

© 2018-2019 funny-stories.ru