+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Документы в составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования , принимаются во внимание:. При переформировании номенклатуры дел по истечении календарного года , кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Методика составления и применения примерной номенклатуры дел.

Справка В первой графе приводятся индексы номера дел. Обычно они составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: , В конце каждого раздела номенклатуры дел, как правило, оставляют два-три так называемых резервных индекса номера , чтобы в течение года при необходимости можно было включить недостающие заголовки дел.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. Желательно сохранять единую последовательность заголовков дел во всех разделах номенклатуры дел. Внутри каждого выделенного комплекса деловых бумаг заголовки дел рекомендуется систематизировать по уровням: сначала заголовки с документами вышестоящих организаций, затем документы организации, после, при их наличии, — документы подведомственных организаций.

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно. А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Документооборот компании регламентируется статьями номенклатуры дел. Что такое статьи номенклатуры дел и как их применять на практике, расскажем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:. В самом общем виде, номенклатура дел НД организации состоит из разделов, каждый из которых соответствует одному конкретному структурному подразделению. Первым раздел соответствует подразделению, отвечающему за организацию работы с документами, то есть Прежде всего — самому секретарю или делопроизводителю. Важно Он должен знать, сколько документов находится в его ведении. Это позволит не только грамотно выстроить потоки документов, но, возможно, повлияет и на кадровую политику организации, что особенно актуально для компаний, где делопроизводство ведет секретарь руководителя.

Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках. Кроме того, объемы документооборота могут быть интересны и главе организации при подготовке годовых отчетов перед собственниками бизнеса. Так, из Варианта 3 сразу видно, что организации нужно обратить внимание на количество возвратов отправлений по причине неправильно указанного адреса.

Обязательно проставляется дата подписания. После подписи и даты следует указать наименование должности лица, передавшего сведения. Это лицо ставит личную подпись и дает ее расшифровку. Цель создания номенклатуры дел — закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы то есть в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями заголовками дел.

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности. Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.

Специальные законы Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел. Важно Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел. Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве. Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации — группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами.

СХ бывают: постоянными; долговременными: свыше 10 лет; кратковременными: до 10 лет включительно. Прежде всего — самому секретарю или делопроизводителю. Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий. Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.

Второй типовой перечень — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения.

Список используют для определения СХ научно-технической документации и составления НД. Читайте также:. Ведомственные перечни Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации — налоговых, финансовых, медицинских и т.

Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до г. Кому и для чего это нужно? Он должен знать, сколько документов находится в его ведении. После создания итоговых записей журналы регистрации помещаются на хранение.

Бумажные журналы передавать в архив пока рано — многие из них наверняка еще не раз понадобятся в течение ближайших месяцев. Электронные журналы регистрации с итоговой записью рекомендуется защитить паролем от несанкционированных изменений, а также скопировать их на внешний носитель. Его можно оставить у себя или отдать в архив — в зависимости от внутренних правил организации.

Обратите внимание Распечатывать электронные журналы регистрации не нужно. Наконец, эта информация пригодится для оптимизации бизнес-процессов организации, для различных оценочных мероприятий и во многих других случаях. Объем документооборота рассчитывается очень просто — путем сложения всех созданных в организации и поступивших в нее документов. Источниками информации являются итоговые записи в журналах регистрации.

При ежегодном расчете объема можно проследить динамику, что важно для долгосрочного планирования. Отдельно можно выделить количество документов по интересующим руководство категориям: количество претензий, жалоб от клиентов, соотношение коммерческих предложений и заключенных договоров и т.

Отчет об объеме документооборота составляется в свободной форме, исходя из особенностей организации и той информации, которую составитель отчета хочет получить Пример 5.

При необходимости к подобному отчету может прилагаться аналитическая записка. Плановая документация по делопроизводству в основном касается архивной деятельности, то есть тех ее процессов, которые требуют участия коллег из других структурных подразделений.

Первый документ, который следует составить, — план проведения экспертизы ценности документов ЭЦ Пример 1. Напомним: цель ЭЦ — последовательно рассмотреть документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях и определить подлежащие уничтожению, а также те, срок хранения которых будет продлен.

При планировании важно учесть, что ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях потребуется определенное время для подготовки документов к экспертизе. По завершении экспертизы ценности документов появится, с одной стороны, массив документов, которые следует уничтожить, с другой — дела, которые нужно принять в архив.

Если организация практикует контроль исполнения документов, то годовой отчет об исполнении готовится в обязательном порядке и представляется на утверждение руководителю Пример 6. Этот отчет может стать основанием для кадровых перестановок в компании, а также для определения размеров годовых премий и бонусов. Мы рассмотрели основные мероприятия, которые секретарь или делопроизводитель должны провести в первые месяцы рабочего года в сфере ДОУ. Очевидно, что это довольно напряженный период, требующий повышенного внимания и умения переключаться с одного процесса на другой.

Умение же планировать работу и подводить ее итоги — залог успешной деятельности на протяжении всего года. Тем не менее, при документировании узко специализированных направлений деятельности организации, и особых видов деятельности не имеющих аналогов, вопросы установления сроков хранения для отдельных видов документов в номенклатуре дел остаются непростыми. Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации. В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства.

Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация. Создаем рабочую группу Для организации разработки номенклатуры дел целесообразно распоряжением приказом руководства организации создать временную рабочую группу.

В нее в обязательном порядке должны входить руководители службы ДОУ, заведующий или ответственный за архив, представитель отдела правовой работы или юрист организации, должностное лицо, отвечающее за информационную безопасность организации. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы. Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании.

Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет. Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек.

Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.

Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами.

Устанавливаем сроки хранения Существенно важным остался вопрос об установлении в номенклатуре сроков хранения дел документов. Первым раздел соответствует подразделению, отвечающему за организацию работы с документами, то есть службе ДОУ. Далее идут разделы, которые соответствует основным руководящим подразделениями компании: отдел корпоративного управления, плановый, финансовый, юридический отделы и т.

Третья группа — основные производственные отделы: отдел сбыта, транспортный отдел и т. Схема расположения разделов НД является своего рода классификатором структурных подразделений организации, каждому подразделению присваивается код, например 01, 02, 03 и т.

При сложной внутренней структуре организации коды могут быть трехзначными. Лучше всего, когда порядок расположения разделов в НД соответствует порядку, закрепленному локальными нормативными актами организации утвержденная структура отделов, штатная численность и структура.

Наименованием разделов данного НД служит код подразделения и его официальное название:. Основной текст НД представляет собой таблицу, состоящей из граф, содержанием которых является одна определенная статья НД:. В первой графе приводятся индексы номера дел. Обычно они составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: , … Третья графа количество дел подлежит заполнению в конце года. В четвертой графе НД следует проставить сроки хранения дел , определяемые по типовым и ведомственным перечням.

В этой же графе нужно указать ссылку на номер статьи по перечню. Подробнее о сроках и перечнях будет рассказано во второй части данной статьи. В этой графе могут быть сделаны отметки о заведении дел, о переходящих делах, о работниках, которые отвечают за порядок формирования и обеспечение хранения дел в отделах и др. Эта запись нужна для последующего учета сформированных дел, поскольку может быть ситуация, при которой дело, предусмотренное НД, может оказаться несформированным из-за отсутствия в течение года соответствующих деловых бумаг.

Отметка о переходящих делах проставляется в том случае, если дело, включающее деловые бумаги по определенному вопросу, начато в одном году, но будет завершено, например, в следующем году. Финальная запись НД составляется на последнем листе НД в конце календарного года. Она должна содержать общее количество дел, которые был сформированы в организации, по срокам хранения.

Номенклатура дел организации

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов.

Справка В первой графе приводятся индексы номера дел. Обычно они составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: , В конце каждого раздела номенклатуры дел, как правило, оставляют два-три так называемых резервных индекса номера , чтобы в течение года при необходимости можно было включить недостающие заголовки дел.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Покажем, как можно продлить срок предоставления документов. Такой способ значительно упрощает расчеты между сторонами.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения. Номенклатура дел НД должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это расшифровка — экспертно-проверочная комиссия комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на год с новыми сроками хранения. Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Новое в хранении документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Правовой статус руководителя в организации — двойственный. С одной стороны, он руководит организацией и действует в ней как одно из главных лиц, с другой — так же, как и другие работники, получает зарплату, уходит на больничный, в отпуск и т.

Купить систему Заказать демоверсию.

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура дел от А до Я

Активировать демодоступ. В статье расскажем, зачем и как разработать номенклатуру дел в организации. Расскажем о статьях номенклатуры, объясним, как заполнить самые сложные статьи. Номенклатура дел — один из основных документов организации.

Приказом Минкультуры России от Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов. Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень , представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления — секретариатов, канцелярий, общих отделов и др. Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей 12 , не претерпели существенных изменений и их названия. Следует заметить, что Указания по применению Перечня состояли из трех разделов:.

Номенклатура дел: сроки хранения документов

.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на в отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел. сколько и документы, в них зарегистрированные, – это очень важное для.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Руслан

    Вердикт? эм. Вердикт выносят присяжные, а не суд. Суд выносит приговор (по уг делам). Не ожидал такого от юриста

  2. suerippnder

    О ментах (ибо это не полиция), можно сказать так:

  3. Устин

    Не так страшна налоговая как кондуктор-контролер в трамвае

© 2018-2019 funny-stories.ru